Bij het online taalcoachprogramma Kletsmaatjes maken coördinatoren continue gebruik van de online tool MATCH voor het slim matchen van deelnemers en vrijwilligers. Coördinator Renée deelt haar eigen ervaring met MATCH bij Kletsmaatjes:
Even voorstellen
Mijn naam is Renée. In mijn werkzame leven ben ik in en rond het onderwijs actief geweest, onder andere als docent NT2 (Nederlands als tweede taal). Toen in 2020 mijn pensioen dichterbij kwam, heb ik me als vrijwilliger aangemeld bij Kletsmaatjes; één van de projecten onder de paraplu van Het Begint met Taal. Ik heb me voor 8 uur per week verbonden om online intakes af te nemen bij tweedetaalleerders en taalcoaches (vrijwilligers) en op basis van de intakes succesvolle matches te maken.
De afgelopen jaren heb ik deze service aan nieuwkomers zien groeien. MATCH maakt zeker onderdeel uit van vele professionaliseringsslagen bij de intakes en het begeleiden van een koppeling.
Starten met MATCH
Een coördinator start bij Kletsmaatjes met een aantal informatieve bijeenkomsten. Daarin ben ik goed wegwijs gemaakt in de tool. Tegenwoordig werken we ook met buddy’s, zodat nieuwe coördinatoren kunnen terugvallen op een collega, mocht dat nodig zijn.
Het gebruik van MATCH
Intake
MATCH gebruik ik gedurende het hele proces. De aanmeldingen, van zowel deelnemer als taalcoach, zie ik in MATCH. Die aanmelding met e-mailadres heb ik nodig om een uitnodiging voor een online intake per mail te versturen. In MATCH noteer ik datum en tijd waarop ik de intake heb gepland. Na de intake noteer ik in MATCH de gegevens die bij een succesvolle matching van belang zijn, zoals achtergrond, ontwikkel -of begeleidingswensen (op het gebied van de mondelinge communicatie), hobby’s, interesse en beschikbaarheid.
Koppelen
Als ik een geschikte match zie, dan koppel ik deelnemer en taalcoach via MATCH aan elkaar. In het systeem wordt een overzicht aangemaakt met de startdatum van de match, die ook te zien is bij de eigen pagina van zowel de deelnemer als taalcoach. Ik zie dus bijvoorbeeld direct hoeveel matches een taalcoach heeft afgerond en welke aantekeningen er bij de eerdere trajecten zijn gemaakt.
Monitoren
Alle mailwisselingen en andere info die belangrijk zijn om de koppelingen goed te volgen, plaats ik onder ‘toelichting’ op het overzicht van de match. Ik zie daar ook als bijvoorbeeld een deelnemer in zijn driewekelijkse evaluatie-mail niet tevreden is over de match en een rode smiley heeft aangevinkt. Ik krijg dus via MATCH een goed inzicht in hoe het traject verloopt en ik kan snel reageren.
Evaluatie
Ook zie ik in MATCH wanneer het tijd is voor een tussentijdse evaluatie en de eindevaluatie. Bevindingen uit die gesprekken noteer ik ook op het overzicht in MATCH. Het stopzetten van het traject gebeurt ook in MATCH; het koppel wordt uit mijn lijst gehaald, maar de info blijft bewaard en krijgt slechts een andere plek.
MATCH voor de hele organisatie
Het is belangrijk om elkaar scherp te houden en de afspraken te volgen die er zijn rond het invullen van verplichte en facultatieve velden na een intake.
Daarnaast heeft het team coördinatoren ook wensen om de tool nog beter in te kunnen zetten. Het is voor ons project bijvoorbeeld handig als deelnemers bij de aanmelding verplicht worden om bijvoorbeeld leeftijd en/of land van herkomst in te vullen. Het is fijn dat we deze wensen aan onze contactpersoon kunnen voorleggen; zij kijkt of deze wensen op korte of lange termijn gehonoreerd kunnen worden.
Wat levert MATCH je op?
Ik vind MATCH een heel gebruiksvriendelijke tool, die de afgelopen jaren alleen maar makkelijker hanteerbaar is geworden.
MATCH zorgt ervoor dat ik alle administratie bij elkaar heb staan en er vanuit handelingen die ik daarin verricht automatische mails worden verstuurd. Ik gebruik alleen nog Google om een uitnodigingsmail te versturen en Google meet om een link voor een online afspraak aan te maken.
Ben jij coördinator bij een taalcoachorganisatie en nog niet aangesloten bij Het Begint met Taal? Snel doen want dan kun je als coördinator nóg slimmer te werk gaan!